Grundlage: der Mietvertrag

Betriebskosten darf der Vermieter nur umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Vereinbart werden können eine Pauschale oder Vorauszahlungen; Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe verlangt werden (§ 556 Abs. 2 BGB). Über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen, und dabei gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit.

Welche Kosten umlagefähig sind

Welche Kosten als Betriebskosten gelten, regelt die Betriebskostenverordnung. § 2 BetrKV zählt 17 Kostenarten auf, darunter Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart sowie sonstige Betriebskosten.

Nicht dazu gehören nach § 1 Abs. 2 BetrKV die Kosten der Verwaltung sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Die Vergütung einer Hausverwaltung kann also nicht auf die Mieter umgelegt werden – mehr dazu im Ratgeber Was kostet eine Mietverwaltung?.

Fristen im Überblick

• Abrechnungszeitraum: Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB).
• Abrechnungsfrist: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Für das Kalenderjahr 2025 endet die Frist also mit Ablauf des 31. Dezember 2026.
• Wenn die Frist verpasst wird: Nachforderungen sind ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten.
• Teilabrechnungen: Dazu ist der Vermieter nicht verpflichtet.
• Einwendungen des Mieters: spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung.
• Anpassung der Vorauszahlungen: Nach einer Abrechnung kann jede Partei eine Anpassung auf eine angemessene Höhe in Textform erklären (§ 560 Abs. 4 BGB).

Was eine Abrechnung mindestens enthalten muss

Die Verbraucherzentrale nennt als formale Mindestangaben:

• wer die Abrechnung erstellt hat und für welches Objekt sie gilt,
• den Abrechnungs- und Nutzungszeitraum,
• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Umlageschlüssel, falls nötig mit Erläuterung,
• den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Mieter haben außerdem das Recht, die Belege einzusehen (§ 556 Abs. 4 BGB). Der Vermieter kann die Belege auch elektronisch bereitstellen.

Formeller Fehler oder inhaltlicher Fehler?

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass ein falscher Umlageschlüssel ein inhaltlicher und kein formeller Fehler ist (VIII ZR 115/04). Eine formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Frist auch dann, wenn sie inhaltlich fehlerhaft ist. Nach Ablauf der Frist kann sie aber nicht mehr zum Nachteil des Mieters korrigiert werden.

Verteilung der Kosten und Heizkosten

Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der diesen Verbrauch berücksichtigt (§ 556a Abs. 1 BGB).

Für Heiz- und Warmwasserkosten gilt die Heizkostenverordnung: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten sind nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen (§ 7 HeizkostenV). Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV). Das Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz regelt zudem, dass der Vermieter die CO₂-Kosten im Rahmen der jährlichen Heizkostenabrechnung ermittelt und zwischen Vermieter und Mieter aufteilt (§ 5 CO2KostAufG).

Häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Nach Angaben des Deutschen Mieterbunds, zitiert von der Verbraucherzentrale, ist jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft. Typische Fehlerquellen sind:

• Die Abrechnung geht zu spät beim Mieter ein.
• Verwaltungskosten oder Reparaturen werden als Betriebskosten umgelegt.
• Kosten werden umgelegt, die im Mietvertrag nicht vereinbart sind.
• Der Umlageschlüssel ist falsch oder wird nicht erläutert.
• Vorauszahlungen werden nicht oder in falscher Höhe abgezogen.
• Heizkosten werden nicht verbrauchsabhängig verteilt, oder die CO₂-Kosten werden nicht aufgeteilt.
• Bei einer vermieteten Eigentumswohnung wird die Jahresabrechnung der WEG ungeprüft übernommen.

Praxistipps für eine fristgerechte Abrechnung

• Belege laufend sammeln: Rechnungen und Bescheide sofort der richtigen Kostenart zuordnen, nicht erst zum Jahresende.
• Ablesungen planen: Termine für Zähler und Heizkostenverteiler rechtzeitig festlegen.
• Zugang dokumentieren: Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung den Mieter rechtzeitig erreicht. Wählen Sie einen Versandweg, mit dem Sie den Zugang nachweisen können.
• Vorauszahlungen prüfen: Nach der Abrechnung können Sie die Vorauszahlungen in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB).
• Umlageschlüssel rechtzeitig ändern: Wer auf eine verbrauchsabhängige Verteilung umstellen will, muss das vor Beginn eines Abrechnungszeitraums in Textform erklären (§ 556a Abs. 2 BGB).

Sonderfall vermietete Eigentumswohnung

Die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft enthält auch nicht umlagefähige Posten, etwa die Verwaltervergütung und die Erhaltungsrücklage. Für die umlagefähigen Kosten gilt nach § 556a Abs. 3 BGB grundsätzlich der Verteilungsmaßstab der Gemeinschaft, sofern nichts anderes vereinbart ist. Wie Sondereigentumsverwaltung und WEG-Verwaltung zusammenspielen, lesen Sie im Ratgeber Sondereigentumsverwaltung vs. WEG-Verwaltung.

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