Welche Verwaltung wollen Sie wechseln?

Zuerst lohnt die Frage, um welche Art von Verwaltung es geht. Die Mietverwaltung und die Sondereigentumsverwaltung beauftragen Sie als Eigentümer selbst – den Vertrag können Sie also auch selbst kündigen. Die WEG-Verwaltung dagegen ist von der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer bestellt; über einen Wechsel entscheiden die Eigentümer gemeinsam. Den Unterschied erklärt der Ratgeber Sondereigentumsverwaltung vs. WEG-Verwaltung.

Vor dem Wechsel: Gründe klar benennen

Bevor Sie kündigen, lohnt es sich, die Gründe für den Wechsel aufzuschreiben. Kommen Abrechnungen regelmäßig spät? Ist die Verwaltung schwer erreichbar? Fehlen Ihnen Informationen über Ihr Objekt? Eine solche Liste hilft im Gespräch mit der bisherigen Verwaltung, die manches vielleicht noch klären kann. Und sie hilft beim Vergleich neuer Angebote, weil Sie gezielt nach den Punkten fragen können, die Ihnen wichtig sind.

Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung kündigen

Maßgeblich sind Laufzeit und Kündigungsfrist im Verwaltervertrag. Laut Verwalterentgeltstudie 2026 bewegen sich die Laufzeiten bei Erstverträgen ganz überwiegend zwischen zwei und drei Jahren. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Vertrag befristet ist, ob er sich automatisch verlängert und welche Form für die Kündigung vorgeschrieben ist.

Enthält der Vertrag keine Regelung, kommen die gesetzlichen Kündigungsvorschriften für Dienstverhältnisse in Betracht. Nach § 621 BGB kann ein Dienstverhältnis mit monatlicher Vergütung spätestens am 15. eines Monats zum Monatsende gekündigt werden. Ob diese Regel auf Ihren Vertrag anwendbar ist, hängt vom Einzelfall ab und sollte rechtlich geprüft werden.

Kündigung aus wichtigem Grund

Ist eine Fortsetzung des Vertrags bis zum regulären Ende nicht zumutbar, kommt eine Kündigung aus wichtigem Grund ohne Frist in Betracht (§ 314 BGB). Besteht der Grund in der Verletzung einer Vertragspflicht, ist sie in der Regel erst nach erfolgloser Abmahnung oder Fristsetzung zulässig. Außerdem muss die Kündigung zeitnah erklärt werden, nachdem Sie vom Kündigungsgrund erfahren haben. Wird der Verwaltervertrag als Dienstvertrag eingeordnet, gilt in der Regel § 626 BGB: Die Kündigung muss dann innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis des Grundes erfolgen. Welche Regel im Einzelfall greift, sollten Sie rechtlich prüfen lassen.

WEG-Verwaltung wechseln

Die Wohnungseigentümer beschließen über Bestellung und Abberufung der Verwaltung (§ 26 Abs. 1 WEG). Die Abberufung ist jederzeit möglich; ein Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine neue Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt. Jeder Eigentümer kann zudem grundsätzlich verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).

Was die bisherige Verwaltung herausgeben muss

Verwalterverträge sind in der Regel auf eine Geschäftsbesorgung gerichtet (§ 675 BGB). Daraus folgen zwei Pflichten des bisherigen Verwalters: Er muss Auskunft geben und nach Ende des Auftrags Rechenschaft ablegen (§ 666 BGB), und er muss alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§ 667 BGB). Dazu gehören in der Praxis vor allem Unterlagen, Schlüssel und Gelder.

Checkliste für den Wechsel

1. Vertrag prüfen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Form der Kündigung.
2. Angebote einholen: Leistungen, Sonderleistungen und Laufzeiten vergleichen.
3. Neuen Vertrag abschließen: Starttermin so legen, dass keine Lücke entsteht.
4. Kündigen: in der vereinbarten Form und so, dass Sie den Zugang nachweisen können.
5. Übergabe vereinbaren: Termin, Unterlagenliste und Schlüssel festhalten.
6. Mieter informieren: neue Ansprechpartner und gegebenenfalls eine neue Bankverbindung schriftlich mitteilen.
7. Offene Abrechnungen klären: Wer erstellt die Betriebskostenabrechnung für das abgelaufene Jahr?
8. Dienstleister und Versicherungen: Ansprechpartner und Rechnungsadresse aktualisieren.

Diese Unterlagen sollten übergeben werden

• Mietverträge mit allen Nachträgen und Mieterkorrespondenz
• Mieterkonten mit offenen Posten und Nachweise über Mietkautionen
• Betriebs- und Heizkostenabrechnungen der letzten Jahre mit Belegen
• laufende Verträge, etwa Wartungs- und Versicherungsverträge
• Schlüsselverzeichnis und Übergabeprotokolle
• bei Eigentumswohnungen: Teilungserklärung, Beschlüsse, Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen der Gemeinschaft

Fristen gegenüber Mietern laufen weiter

Ein Verwalterwechsel ändert nichts an den Pflichten des Vermieters. Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Legen Sie deshalb fest, wer die Abrechnung des Vorjahres erstellt. Laut Verwalterentgeltstudie 2026 gehören Restarbeiten des Vorverwalters zu den Leistungen, die häufig gesondert berechnet werden. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber Vermieterpflichten und Nebenkostenabrechnung.

Den Zeitpunkt bewusst wählen

Wechselt die Verwaltung mitten im Abrechnungszeitraum, müssen Belege und Zahlungen beider Verwaltungen in einer Abrechnung zusammengeführt werden. Ein Wechsel zum Ende eines Abrechnungszeitraums kann die Zuständigkeiten deshalb vereinfachen. Wichtiger als das Datum ist aber, dass Kündigung, Vertragsbeginn und Übergabe aufeinander abgestimmt sind und keine Lücke entsteht, in der sich niemand um Mieter und Objekt kümmert.

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